ارسال صورتحساب با شرکت معتمد یا مستقیم؛ کدام بهتر است؟

ارسال مستقیم و ارسال از طریق شرکت معتمد، هر دو از روش‌ های مجاز ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان هستند. تفاوت اصلی این دو روش در نحوه تامین زیرساخت فنی، مسئولیت صدور و ارسال، مدیریت کلید خصوصی و پشتیبانی است. بنابراین نمی‌توان یک روش را برای همه کسب‌ و کارها بهتر دانست، انتخاب مناسب به نیازها، امکانات و هزینه‌های هر کسب‌وکار بستگی دارد.

در این مقاله، منظور از شرکت معتمد، شرکت معتمد ارائه‌ کننده خدمات مالیاتی دارای مجوز نوع اول است. مجوز این شرکت‌ها خدمات مربوط به صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی را پوشش می‌دهد، داشتن مجوز معتمد در حوزه آموزش یا مشاوره، به‌تنهایی به معنی مجوز صدور و ارسال صورتحساب نیست.

تفاوت ارسال مستقیم صورتحساب با ارسال از طریق شرکت معتمد

در ارسال مستقیم، مودی باید به راهکاری دسترسی داشته باشد که صدور، امضای الکترونیکی، ارسال و دریافت نتیجه صورتحساب را مطابق الزامات سامانه مودیان انجام دهد. این راهکار می‌تواند نرم‌افزار حسابداری آماده، نرم‌افزار واسط دارای قابلیت ارسال مستقیم یا سامانه اختصاصی کسب‌وکار باشد، بنابراین ارسال مستقیم الزاما، به برنامه‌ نویسی اختصاصی یا داشتن تیم فنی داخلی نیاز ندارد.

در همکاری با شرکت معتمد، بسته به روش انتخاب‌شده، مسئولیت ارسال یا مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب به شرکت معتمد واگذار می‌شود.

معیار	ارسال مستقیم توسط مودی	ارسال از طریق شرکت معتمد
زیرساخت فنی	از طریق نرم‌افزار آماده، ارائه‌دهنده نرم‌افزار یا توسعه اختصاصی تامین می‌شود	زیرساخت خدمات صدور یا ارسال، متناسب با روش همکاری، توسط شرکت معتمد فراهم می‌شود
کلید خصوصی	صورتحساب با کلید مودی امضا می‌شود	بسته به روش انتخابی، کلید مودی یا شرکت معتمد استفاده می‌شود
مسئولیت صدور	مودی	با کلید مودی: مودی، با کلید معتمد: شرکت معتمد
مسئولیت ارسال	مودی	شرکت معتمد
پشتیبانی	از تیم داخلی یا ارائه ‌دهنده نرم‌افزار دریافت می‌شود	در چارچوب مقررات، موضوع مجوز و تعهدات قراردادی ارائه می‌شود
اتصال به نرم‌افزار مالی	از طریق قابلیت ارسال مستقیم نرم‌افزار یا پیاده‌سازی اتصال	از طریق API یا سایر راهکارهای شرکت معتمد
مناسب برای	کسب ‌و کارهای دارای نرم‌افزار مناسب و پشتیبانی فنی قابل اتکا	کسب‌وکارهایی که می‌خواهند خدمات صدور یا ارسال را به مجموعه دارای مجوز واگذار کنند

تفکیک مسئولیت صدور و ارسال در جدول، بر اساس روش‌های اعلام‌شده در اطلاعیه شماره ۳ سازمان امور مالیاتی است.

هزینه و زیرساخت

برای مقایسه هزینه‌ها، باید هزینه نرم ‌افزار و اتصال، تعرفه مصوب صدور صورتحساب و هزینه احتمالی خدمات تکمیلی را جداگانه بررسی کرد.

در ارسال مستقیم، مودی ممکن است هزینه خرید یا اشتراک نرم‌افزار، راه‌اندازی اتصال، نگهداری، به‌روزرسانی و پشتیبانی را پرداخت کند. اگر کسب‌وکار از قبل نرم‌افزار مناسب داشته باشد، بخشی از این امکانات ممکن است در همان نرم‌افزار فراهم باشد.

در روش شرکت معتمد، مطابق تبصره ماده ۲۶ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، پرداخت تعرفه مصوب خدمات صدور صورتحساب شرکت‌های معتمد بر عهده سازمان امور مالیاتی است و بر اساس تعرفه تعیین‌شده توسط شورای اقتصاد انجام می‌شود.

این حکم به معنی رایگان ‌بودن تمام محصولات و خدمات شرکت معتمد نیست. هزینه احتمالی خدمات تکمیلی باید با توجه به مقررات مربوط، نوع خدمت و مفاد قرارداد مشخص شود. پیش از انتخاب، لازم است معلوم باشد چه خدماتی در محدوده تعرفه مصوب قرار دارند و بابت چه خدمات اضافه‌ای هزینه دریافت می‌شود.

نیاز به دانش فنی

میزان دانش فنی موردنیاز در ارسال مستقیم، به راهکار انتخاب ‌شده بستگی دارد. اگر کسب ‌و کار بخواهد اتصال اختصاصی ایجاد کند، به تخصص در استانداردهای سامانه مودیان، امضای صورتحساب، ارتباط با سرویس‌ها و مدیریت خطاها نیاز دارد.

اما در استفاده از نرم‌ افزار آماده دارای قابلیت ارسال مستقیم، بخش زیادی از عملیات فنی توسط نرم ‌افزار انجام می‌شود. در این حالت، مودی باید نحوه ثبت اطلاعات، کنترل وضعیت صورتحساب‌ها و پیگیری خطاها را بداند و به پشتیبانی فنی مناسب دسترسی داشته باشد. برای نمونه، راهنمای نرم‌افزار سپیدار نیز ارسال مستقیم توسط مودی را از طریق نرم‌افزار حسابداری یا نرم ‌افزار واسط توضیح می‌دهد.

در همکاری با شرکت معتمد نیز میزان درگیری فنی به روش استفاده بستگی دارد. استفاده از پورتال آماده معمولاً به دانش فنی کمتری نیاز دارد؛ در مقابل، اتصال ERP یا نرم‌افزار اختصاصی به API شرکت معتمد ممکن است به همکاری تیم فنی یا پیمانکار نرم‌افزاری نیاز داشته باشد.

مدیریت کلید خصوصی

در ارسال مستقیم، صورتحساب با کلید خصوصی مودی امضا می‌شود. مودی باید از نگهداری امن کلید و استفاده صحیح از آن در راهکار انتخاب‌شده اطمینان داشته باشد. اجرای فنی این فرآیند می‌تواند توسط نرم‌افزار انجام شود و الزاما نیازمند توسعه یا مدیریت دستی در داخل مجموعه نیست.

در همکاری با شرکت معتمد دو حالت وجود دارد:

• ارسال با کلید مودی: مودی صورتحساب را با کلید خصوصی خود امضا و صادر می‌کند و شرکت معتمد مسئول ارسال آن به سامانه مودیان است.
• ارسال با کلید شرکت معتمد: شرکت معتمد اطلاعات معامله را دریافت می‌کند و با کلید خصوصی و زیرساخت خود، صدور و ارسال صورتحساب را انجام می‌دهد. در این مسیر، مودی برای امضای این صورتحساب‌ها نیازی به مدیریت کلید خصوصی خود ندارد.

پشتیبانی و رفع خطا

در ارسال مستقیم، پیگیری خطاهای اتصال، امضا، ارسال و پردازش از طریق تیم فنی داخلی یا ارائه‌دهنده نرم ‌افزار انجام می‌شود. بنابراین کیفیت پشتیبانی نرم ‌افزار و سرعت به ‌روزرسانی آن، بخشی از معیار انتخاب این روش است.

در روش شرکت معتمد، پشتیبانی باید در چارچوب مقررات، موضوع مجوز و تعهدات قراردادی ارائه شود. تعهدات شرکت معتمد صرفا به قرارداد محدود نیست و مقررات مربوط به کیفیت خدمات، پشتیبانی و محرمانگی اطلاعات نیز باید رعایت شود.

پیش از انتخاب هر راهکار، مشخص کنید بررسی خطاها، پیگیری صورتحساب ‌های ناموفق و اطلاع‌رسانی نتیجه ارسال، چگونه و توسط چه کسی انجام می‌شود.

مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب

مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب به روش انتخاب ‌شده بستگی دارد:

• در ارسال مستقیم، مسئولیت صدور و ارسال با مودی است.
• در ارسال از طریق معتمد با کلید مودی، مسئولیت صدور با مودی و مسئولیت ارسال با شرکت معتمد است.
• در ارسال از طریق معتمد با کلید شرکت معتمد، مسئولیت صدور و ارسال با شرکت معتمد است.

با این حال، مودی همچنان باید اطلاعات صحیح، کامل و واقعی معامله را ارائه کند. استفاده از شرکت معتمد، مسئولیت مودی نسبت به صحت اطلاعات تجاری و مالی ارائه ‌شده را از بین نمی‌برد و به معنی انتقال همه مسئولیت‌ها و جرائم مالیاتی به شرکت معتمد نیست. برای نمونه، ماده ۲ قانون، حتی در حکم ویژه مودیان ناتوان از استفاده از سامانه، کتمان درآمد توسط مودی را از مسئولیت شرکت معتمد مستثنا کرده است.

مزایا و معایب ارسال مستقیم صورتحساب

ارسال مستقیم، بسته به نرم‌افزار و نحوه پیاده‌سازی، می‌تواند امکان کنترل و یکپارچگی مناسبی ایجاد کند. در مقابل، کسب ‌و کار باید از عملکرد صحیح راهکار انتخابی و دسترسی به پشتیبانی اطمینان داشته باشد.

مزایای ارسال صورتحساب الکترونیکی مستقیم:

• امکان استفاده از نرم ‌افزار موجود: اگر نرم‌افزار مالی قابلیت ارسال مستقیم داشته باشد، می‌توان فرآیند را از همان محیط انجام داد.
• امکان یکپارچگی با سیستم داخلی: کسب‌ و کار می‌تواند صدور و ارسال را با نرم‌افزار مالی یا ERP خود هماهنگ کند.
• کنترل بر نحوه پیاده‌سازی: در راهکارهای اختصاصی، امکان طراحی فرآیند متناسب با نیازهای داخلی وجود دارد.
• امکان استفاده از ابزار آماده: برای ارسال مستقیم، همیشه نیازی به توسعه نرم‌ افزار اختصاصی نیست.

معایب:

• نیاز به راهکار فنی مناسب: نرم‌افزار باید با الزامات سامانه مودیان سازگار باشد و به‌روز نگه داشته شود.
• لزوم حفاظت از کلید خصوصی: نگهداری امن کلید و کنترل دسترسی به آن باید پیش‌بینی شود.
• نیاز به پیگیری خطاها: مشکلات ارسال و پردازش باید با کمک تیم داخلی یا پشتیبانی نرم ‌افزار بررسی شوند.
• احتمال وابستگی به ارائه‌دهنده نرم ‌افزار: استفاده از روش مستقیم، به‌ تنهایی به معنی استقلال کامل از تامین ‌کننده نرم ‌افزار یا خدمات فنی نیست.

مزایای ارسال صورتحساب با شرکت معتمد

استفاده از شرکت معتمد، امکان واگذاری خدمات صدور یا ارسال به مجموعه دارای مجوز را فراهم می‌کند.

• دسترسی به زیر ساخت آماده: شرکت معتمد زیرساخت لازم را متناسب با روش همکاری فراهم می‌کند.
• راهکارهای مختلف ثبت و ارسال: بسته به شرکت انتخابی، ممکن است پورتال، دریافت فایل، API  یا ابزارهای دیگر در دسترس باشد.
• پشتیبانی در فرآیند ارسال: امکان پیگیری وضعیت و مشکلات مرتبط با خدمات ارائه ‌شده وجود دارد.
• امکان استفاده از کلید شرکت معتمد: در این روش، مودی برای امضای صور تحساب‌های ارسالی از این مسیر، نیازی به مدیریت کلید خصوصی خود ندارد.
• امکان اتصال نرم‌ افزارهای سازمانی: کسب‌وکارهای دارای ERP یا نرم‌ افزار مالی نیز می‌توانند از API شرکت معتمد استفاده کنند.

میزان بهره ‌مندی از این مزایا به امکانات واقعی شرکت معتمد، روش همکاری و کیفیت اجرای خدمات بستگی دارد.

ارسال مستقیم برای چه کسب ‌و کارهایی مناسب است؟

• ارسال مستقیم معمولا برای کسب‌وکارهایی قابل بررسی است که:
• نرم‌افزار مالی یا ابزار مناسبی با قابلیت ارسال مستقیم دارند.
• به پشتیبانی فنی قابل اتکا، در داخل یا خارج مجموعه، دسترسی دارند.
• امکان نگهداری امن کلید خصوصی و کنترل دسترسی به آن را فراهم کرده‌اند.
• می‌توانند وضعیت صورتحساب‌ها و خطاهای احتمالی را پیگیری کنند.
• هزینه و شرایط نگهداری و به‌روزرسانی راهکار انتخابی را بررسی کرده‌اند.

داشتن تیم فنی داخلی می‌تواند مزیت باشد، اما شرط عمومی ارسال مستقیم نیست. کسب ‌و کاری که از نرم ‌افزار آماده و پشتیبانی مناسب استفاده می‌کند نیز می‌تواند این روش را انتخاب کند.

ارسال با شرکت معتمد برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

همکاری با شرکت معتمد معمولا برای کسب ‌و کارهایی قابل بررسی است که:

• ترجیح می‌دهند خدمات صدور یا ارسال را به مجموعه دارای مجوز واگذار کنند.
• می‌خواهند از پورتال یا ابزارهای آماده استفاده کنند.
• به پشتیبانی در فرآیند ارسال و پیگیری خطاها نیاز دارند.
• مایل ‌اند با انتخاب روش کلید معتمد، مدیریت کلید خصوصی برای امضای این صورتحساب‌ها را به شرکت معتمد بسپارند.
• نرم‌افزار مالی یا ERP دارند و اتصال از طریق API شرکت معتمد را مناسب‌ تر می‌دانند.

بنابراین تعداد زیاد صورتحساب به ‌تنهایی تعیین نمی‌کند کدام روش بهتر است. برای حجم بالای صورتحساب، باید ظرفیت پردازش، پایداری سرویس، امکان اتصال، کیفیت پشتیبانی و هزینه کل هر راهکار بررسی شود.

سوالات متداول

کلام آخر

ارسال مستقیم و استفاده از شرکت معتمد، هر دو می‌توانند راهکار مناسبی برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان باشند. اگر نرم‌ افزار مناسب، پشتیبانی قابل اتکا و امکان مدیریت امن کلیدها را دارید، ارسال مستقیم قابل بررسی است. اگر ترجیح می‌دهید خدمات صدور یا ارسال را به مجموعه دارای مجوز واگذار کنید، همکاری با شرکت معتمد نوع اول می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.

معیار انتخاب، تناسب راهکار با نیاز کسب ‌و کار، امکانات نرم ‌افزاری، کیفیت پشتیبانی، تقسیم مسئولیت‌ها و هزینه کل است. پیش از تصمیم ‌گیری، مشخص کنید چه کسی صور تحساب را صادر می‌کند، با کدام کلید امضا می‌شود، چه کسی مسئول ارسال است و خطاها چگونه پیگیری خواهند شد.